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赴上远学习随感
发布时间:2013-07-23
    公司领导给我机会,去上远公司学习培训,我深感荣幸,倍加珍惜,收获颇多。现就当好一名合格的调配员谈三方面感悟。
    一、廓清了船员调配的主要职责和职能
    1、负责船员的各种培训,岗前、公休、在岗教育,日常考核,入司、离职手续办理,安排派船和公休;
    2、有效执行公司的管理制度,建立健全管理台帐,协调好船员、船员家属及船东与公司的各种关系。
    二、认清了船员调配的角色要求和作用
    1、船员调配是一名参谋和助手。调配要为自己的上级和部门领导提供好的建议,成为他们的好助手、好帮手。
    2、船员调配是一名服务者和监督者。这是由船员管理工作的性质决定的。比如我司实行驻外办公模式,深入船员工作第一现场,当然要努力履职,既要协助各片区船东工作,还要走访、慰问和谈话,为我司船员排忧解难,尽到服务船员的责任。同时,船员调配也要控制好船员的工作情绪,经常了解船员对公司的想法和看法,适时进行解释和说明,为维护公司形象尽到监督责任。
    3、船员调配是一名自律者和示范者。我司船员调配大部分都是驻外工作,是公司运行和管理制度的执行者,有时驻外工作没有领导直接指导和监督,调配自身的言行直观体现公司形象和企业文化。如果驻外调配不能严格要求自己,也就不能严格要求别人,更不可能让别人瞧得起你,在工作上的公信力度就会下降,对自己的船员管理工作就会产生很坏的影响。
    4、船员调配是一名业务能手和处事高手。船员管理对调配自身的品行素质、专业知识、业务技能要求都比较高,不仅要求我们服务意识强,而且要求善于沟通和协调。对船员管理规定和船员的心理、家庭信息也要有一定程度的掌握,对船员所涉及的医疗、生育、房产甚至劳动法规都要有一定程度的了解,以便自己在日常工作中遇到各种问题能及时分析和解决,不至于导致工作被动。
    三、理清了船员调配的工作思路和方法。
    如何为船东和船员提供最优质的服务、确保每一艘船舶正常运行的同时、确保公司船员队伍稳定壮大、努力为公司创造更大的效益呢?。
    1、炼就平常心态管人管事。在交流沟通方面我以前从未注意到的是:做上一件事的心情会影响到下一件事情的处理,在上远老调配身上我就从未看到这一点毛病。他们的精神状态好象锻炼到一种可以“分裂”的境界,上一秒钟还在发火,下一秒钟就可以展露客气怡人的笑容。他们处理每一件事情过程中好像情绪都是定制好的模式,从不混乱,事情处理起来总是那么的顺畅。这一点我还需要进行长期锻炼和自我控制才能做到。
    2、区别管理公司外聘船员和自有船员。如果是自有船员,调配工作要好做一些,原因是调配了解自己手下船员的技术、性格等情况,调配的时候需要注意和机务、海务(或船东调配)有一定的沟通。举例说明:如果你调配了一个技术不好的轮机长,一定要配一个技术过硬的大管轮,不能让一个部门的核心人员都是技术差的,否则船舶安全得不到保障。其次要了解主要船员之间有没有过节,比如说船长和轮机长之间最好要合拍,否则调配就会费神耗力去调解船员之间的矛盾。如果不是自有船员,相对就比较麻烦,因为对船员不了解,也没有办法从其他途径了解这个人的脾气和技术等情况,这时调配最好仔细地看看他的服务薄资历,如果换公司比较频繁的,要小心使用,如果每条船做的时间都比较短,也要小心使用。
    3、调配船员倒班时要备好备班船员(特别是节假日前后),预防出现意外情况。从事调配工作要与各个岗位的几个同自己比较贴心的船员保持良好沟通,可以给自己当“救火员”,在紧急情况下能随调随到。能当“救火员”的船员要靠自己掌握,那些证书已经换好且通过评估但还没有上船顶岗的船员,调配应该掌握这些船员的需求,他们是需要顶岗机会的,如果在顶岗的机会比较紧张的情况下,船员就会更加迫切地想早日上船,甚至在特殊时间段也会积极配合调配工作,还会感谢调配关照让其早日上船顶岗(此时调配最好让其在船跟班一个航次,确保其能够胜任岗位以后再进行交接班,要让船员感到接班不易,让其努力做好本职工作,争取顺利顶岗)。此时“救火”的目的已经达到,而且还给了船员一个“人情”。由此可见,船员证书管理也是一门学问,灵活运用对调配工作是大有裨益的。
    4、日常梳理船员动态要注意控制船员休假时间,更要控制船员的在船时间。控制休假时间是为了有计划地安排船员上岗倒班,控制在船时间是为了避免船员倒班秩序混乱,同时也避免船员在船时间过长产生的各种问题,特别要预防个别船员在手头换班人员紧张的时间点以在船时间过长为由要求公休,导致工作紧张被动。所以当船员要求延长在船工作时,有必要劝说船员休假,合理进行倒班。如果实在要求多点在船时间的话,可以先行安排公休一小段时间,让船员调整一下状态,再尽快安排上岗。这样既可以合理安排船员倒班,手头又有机动人员可派,一举两得。
    5、调配要清楚自己的人员需求,也要掌握船员的岗位需求。调配船员不成功的时候要尽量劝说,针对岗位富余的普通船员可以适当发火,表现出船员给自己调配工作带来的影响,但是尽量不要以公司规章制度压制船员上船工作。调配在平时要与船员建立良好的联系,确定在家公休船员大致可以上船时间、愿意上哪些船型的船舶,将情况记录备注,进行派员时尽量满足船员要求。如果船员确实家里临时有事出不来,一定要询问并确定最近可以出来上船的时间,以避免发生下次安排其上岗还是不能上船的情况。
    6、调配要有谨慎细致的工作作风,要具备强烈的责任心和积极进取的工作态度。做船员调配工作不仅具有紧迫的时效性,而且对准确率要求很高,任何一次看似并不重要的小失误,都有可能导致整条船舶换员失败,严重的还有可能导致滞船事件的发生。调配对船员证书的交接和有效性、出境证明的正确性、外国签证手续的时效性、预定机票、火车票的时间核实以及船籍国证书的申办等都必须做到准确及时、万无一失。因此,调配在工作中不能有任何的马虎怠慢,要谨慎细致、勤恳踏实地对待每一个操作程序,并在工作中不断总结,在总结中不断提升自己的业务技能。
    7、平时要做有心人。没事时不要在办公室干坐着,抽一点时间多看看船员档案、船舶档案。基本的人事档案和船员信息对于一个称职的调配来说就像一本经书,念好了,工作才能得心应手。所以每当船员公休后,要尽可能及时跟踪掌握船员的各种情况,比如船员身体情况(调配一定要给正常休假船员必要的问候与关心,这也是拉近调配和船员之间关系的方法)、家庭情况(调配平时也可以和船员本人聊一聊家庭琐事,甚至可以提出合理建议供船员参考,这样可以更加深入地了解船员)等,哪些船员需要换新证了,哪些船员需要进行培训,哪些船员可以安排考上一任证书,哪些船员休假时间需要安排长一些,哪些船员可以随时准备上船,都要做到了如指掌,心中有谱,这样就能在调配时做到得心应手。上远调配在与船员交流的时候就会制作一个电子表格,每位船员的名单和相关情况都记录在上面并及时更新,一目了然,这样就算在临时将工作交接给别人,也不会出现丝毫差错。
    8、调配在与船员、船员家属或船东的沟通交流中,要学会运用一定的技巧和艺术。妥善处理好这三方面的关系,使自己的调配工作游刃有余,确保公司利益不受损失,船员的合法利益有所保障,船员家属对自己更加信任。调配既要对船员负责,对船员家属的困难也要尽力伸出援助之手,因为调配是凝聚人心、求长远发展的“工程师”,是船员和船员家属共同的朋友。沟通过程中要学会善于聆听别人的话,不要光想着怎么回答,要学会站在对方的立场上分析对方说话的意图和想要达到的目的,再做出有针对性的回答,这样能避免自己在沟通过程中出现的种种失误。沟通过程中无论船员多么激动,调配千万不能跟着激动。调配是处理问题的,不能参与问题、激化问题,要适当地引导对方换位思考,理解他人的难处。在平复船员心情时,婉言提出自己的看法,并提供解决方案,让船员冷静接受。技巧和沟通艺术需要我们在实践中慢慢去琢磨和领悟。
    9、调配要把握好权限。调配职责范围内的事情正常汇报即可,遇到超出自己职权范围或者处理能力不济的时候,需要及时上报主管或部门长,千万不能逞能盲干,否则会导致事情失去处理先机或者激化矛盾。调配要记住上级领导不是给自己擦屁股的,而是处理自己所不能处理事情的人,该及时汇报的事情要及时汇报,一定要分清概念并灵活把握,调配做事不能不报,也不能随意乱报。
    通过在上远公司的学习和实践,我渐渐明白了调配工作的意义和方法,在日后的工作中我会不断地完善自我,改变自己现在的工作状态,提高自己的工作能力及效率。我相信在未来的日子里,我会做得更好。
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